¿Mi negocio necesita un punto de venta (POS)? Guía para pequeños negocios

Vendes tus productos y anotas las cuentas en un cuaderno. Sumas con la calculadora o con el celular. Al terminar el día, tratas de recordar cuánto vendiste y cuánta plata debería haber en la caja.

Así empiezan casi todos los negocios, y durante un buen tiempo funciona. Pero a medida que llegan más clientes, llevar el control de todo se vuelve más complicado: una venta que no se anotó, un precio que cambió y nadie actualizó, un cliente que quedó debiendo y no recuerdas cuánto.

Entonces aparece la pregunta: ¿en qué momento deja de ser suficiente llevar las cuentas a mano y empieza a tener sentido usar una herramienta que te ayude a organizar las ventas?

Esta guía te ayuda a responderla para tu propio negocio.

¿Qué es un punto de venta y para qué sirve?

Seguramente has escuchado la palabra POS. Viene del inglés point of sale, que significa punto de venta. Por eso también se le dice "sistema de punto de venta".

Aquí hay una confusión frecuente, porque "punto de venta" se usa para dos cosas distintas:

• El lugar donde vendes: tu local, tu mostrador, tu caja.
• El sistema que te ayuda a administrar esas ventas: un programa donde tienes tus productos con sus precios, registras lo que vendes y llevas el control de lo que te pagan.

En este artículo hablamos del segundo.

Un ejemplo sencillo. En una tienda de barrio, un cliente lleva una libra de arroz, dos gaseosas, una bolsa de leche y un paquete de galletas. Sin un sistema, quien atiende recuerda o busca cada precio, suma en la calculadora y, si se acuerda, anota la venta. Con un punto de venta, toca cada producto en la pantalla y el sistema muestra de inmediato el total que debe cobrar. La venta queda guardada sin que nadie tenga que escribirla.

Si quieres profundizar en el concepto, lo explicamos con más detalle en qué es un punto de venta (POS) y qué debe tener.

¿Cómo saber si tu negocio necesita un POS?

No hay una fecha ni un número de ventas que lo indique. Lo que sí hay son situaciones que se repiten. Mira si alguna te suena:

• No siempre sabes cuánto vendiste al terminar el día.
• Te cuesta comprobar si la plata de la caja coincide con lo que se vendió.
• Pierdes tiempo buscando precios o calculando totales mientras el cliente espera.
• No tienes claro cuáles son los productos que más vendes.
• Necesitas llevar el control de lo que te deben tus clientes.
• Otra persona te ayuda a vender y quieres que las cuentas sigan en orden cuando tú no estás.

No hace falta que te pasen todas. Con una o dos que te quiten tiempo o tranquilidad cada semana, un punto de venta ya puede ayudarte.

¿Un negocio pequeño realmente necesita un punto de venta?

Es común pensar que estas herramientas son para supermercados o cadenas con muchas cajas. No es así. Lo que define si la necesitas no es el tamaño del negocio, sino cómo opera: cuántas ventas haces al día, cuántos productos manejas, cuántas personas cobran y qué tanto control necesitas.

Hoy usan un punto de venta negocios como estos:

• Tiendas de barrio y minimercados.
• Negocios de ropa y accesorios.
• Papelerías, ferreterías y otros comercios especializados.
• Peluquerías, barberías y negocios de comidas.
• Emprendimientos que venden sus productos desde un local.

También vale decirlo con franqueza: no todos los negocios lo necesitan todavía. Si vendes pocas cosas al día, manejas pocos productos y tus cuentas son sencillas, un cuaderno bien llevado puede ser suficiente.

Un punto de venta empieza a tener sentido cuando organizar y consultar la información se vuelve una necesidad: cuando ya no te alcanza la memoria, cuando el cierre del día te toma demasiado tiempo o cuando quieres tomar decisiones con datos y no con corazonadas.

¿Qué debería tener un POS para un negocio pequeño?

Si decides buscar uno, estos son los criterios que conviene revisar antes de contratar.

1. Registro de ventas

Es lo básico: agregar productos, que el total se calcule solo y que cada venta quede guardada. Fíjate en que hacerlo tome segundos, porque lo vas a repetir muchas veces al día.

2. Control de caja

Debe dejarte ver cuánto dinero entró y comparar lo que debería haber en la caja con lo que realmente hay al cerrar. A ese conteo de cierre se le llama arqueo; si quieres aprender a hacerlo, aquí te explicamos cómo hacer un arqueo de caja.

3. Productos y precios

Todos tus productos en un mismo lugar, organizados y con su precio al día. Así cualquier persona que atienda cobra lo mismo, sin depender de la memoria de nadie.

4. Inventario

Saber cuántas unidades te quedan y registrar lo que entra y sale. No todos los negocios lo necesitan desde el primer día y no todos los sistemas lo incluyen, así que pregunta por esto solo si para ti es importante.

5. Medios de pago

Que puedas registrar cómo te pagó el cliente: en efectivo, por transferencia, con tarjeta, o una parte con cada uno. Al final del día, eso te dice cuánta plata debe haber en la caja y cuánta en la cuenta.

6. Cuentas pendientes

Si fías o dejas pagar después, necesitas anotar esas ventas, registrar los abonos y ver cuánto te debe cada cliente. Si en tu negocio no se fía, puedes pasar de largo este punto.

7. Facilidad de uso y costo

De nada sirve una herramienta con muchas funciones si nadie en el negocio aprende a usarla. Busca una que se entienda rápido y cuyo precio tenga sentido para lo que vendes.

¿Cuánto cuesta tener un POS?

Depende de la herramienta, y los precios cambian con el tiempo. Más útil que una cifra es saber qué preguntar para que no te lleves sorpresas:

• Cómo se paga. Algunos se pagan con una mensualidad y otros con un solo pago por la licencia.
• Si necesitas equipos adicionales. Pregunta si funciona en el computador o la tablet que ya tienes, o si debes comprar impresora, lector de códigos u otros aparatos.
• Qué límites tiene cada plan. Cantidad de usuarios, de sedes o de funciones incluidas.
• Si cobran por la instalación o la capacitación.

Para saber si vale la pena, compara ese costo con lo que hoy te cuesta no tenerlo: el tiempo que gastas sumando y cuadrando, las ventas que se quedan sin anotar, lo que te deben y no logras cobrar porque no está escrito en ninguna parte.

¿Cómo empezar a organizar las ventas de tu negocio?

El cambio que buscas es sencillo de describir: dejar de depender de cálculos y anotaciones repartidas entre el cuaderno, la calculadora y la memoria, y pasar a registrar cada venta en el momento, para consultar la información de tu negocio cuando la necesites.

Puedes dar ese paso poco a poco:

1. Haz la lista de tus productos con sus precios. Es el punto de partida, uses la herramienta que uses.
2. Empieza a registrar todas las ventas, incluso las pequeñas.
3. Cierra la caja todos los días y compara lo que hay con lo que se vendió.
4. Revisa los números una vez por semana. Qué se vendió más, cuánto entró, quién te debe.

Y entonces queda una última pregunta: si quieres llevar tus ventas, los movimientos de la caja y tus productos desde un mismo lugar, ¿qué herramienta te ayuda a hacerlo sin complicarte el trabajo de todos los días?

Conoce Vitrin de Nakanaba: un punto de venta para tu negocio

Si al leer esta guía reconociste situaciones que te gustaría mejorar en tu negocio, quizá sea momento de conocer una herramienta que te ayude a organizar las ventas.

Vitrin, de Nakanaba, es una plataforma que integra un catálogo digital y un punto de venta, para que administres tus productos y registres las ventas de tu negocio desde un mismo lugar.

Puedes conocer sus funciones, ver cómo trabaja y consultar los planes disponibles para evaluar si se adapta a tu forma de trabajar.

Conoce el punto de venta de Vitrin y descubre una forma más organizada de llevar tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener un POS si mi negocio es pequeño?

Sí. Lo que importa no es el tamaño, sino si necesitas más orden en tus ventas y en tu caja. Muchos negocios atendidos por una o dos personas lo usan.

¿Necesito comprar un computador o una caja registradora?

No necesariamente. Hay puntos de venta que funcionan por internet en el computador o la tablet que ya tienes. Antes de contratar, pregunta qué equipos pide cada herramienta.

¿Un punto de venta funciona para una tienda de barrio?

Sí. Ayuda a cobrar más rápido, a tener todos los precios en un solo lugar y a llevar las cuentas de los clientes a los que les fías.

¿Cuál es la diferencia entre un POS y un datáfono?

El datáfono solo sirve para recibir pagos con tarjeta. El punto de venta registra la venta completa: qué se vendió, cuánto se cobró y con qué medio se pagó, sea tarjeta, efectivo o transferencia.

¿Necesito controlar mi inventario para utilizar un POS?

No. Puedes empezar registrando tus ventas y tu caja, que es donde se nota primero el orden. El inventario es un paso aparte, para cuando tu negocio lo necesite.