Qué es un punto de venta (POS) y qué debe tener
Un POS es más que una caja registradora. Qué hace, qué funciones necesita un comercio pequeño en Colombia y en qué fijarte antes de pagar por uno.
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Piensa en un día cualquiera de tu negocio. Llega un cliente, le dices el precio, te paga y sigues con el siguiente. Al cerrar, cuentas la plata, revisas lo que anotaste en el cuaderno y tratas de recordar qué se vendió y quién quedó debiendo.
Mientras vendes poco, eso funciona. El día que vendes más, las cuentas empiezan a no cuadrar y ya no sabes bien por qué. Ahí es donde aparece una palabra que seguramente has escuchado: POS.
Qué es un punto de venta
POS viene del inglés point of sale, que significa punto de venta. Es el sistema donde registras cada venta en el momento en que ocurre: qué se vendió, a quién, cuánto se pagó y con qué medio de pago.
Mucha gente lo confunde con el datáfono, pero no son lo mismo. El datáfono solo sirve para cobrar con tarjeta. El punto de venta es el que lleva la cuenta de todo lo que vendes, sin importar si te pagaron con tarjeta, en efectivo o por transferencia.
Dicho de forma sencilla: es el cuaderno de ventas, la calculadora y la caja de tu negocio, reunidos en una pantalla.
Qué hace un punto de venta
En lo básico, un POS hace cuatro cosas:
- Registra la venta. Eliges los productos, ajustas las cantidades y el sistema calcula el total.
- Recibe el pago. En efectivo, con tarjeta, por transferencia o con una combinación de varios.
- Entrega un comprobante. Impreso o enviado por correo.
- Guarda el historial. Cada venta queda guardada para revisarla después.
Con eso ya no dependes de la memoria ni del cuaderno. Al final del día sabes cuánto vendiste sin sumar a mano.
Señales de que tu negocio ya necesita uno
- Al cerrar, el efectivo no cuadra con lo que crees que vendiste.
- No sabes cuál es tu producto más vendido del mes.
- Varias personas cobran y no sabes quién vendió qué.
- Tienes clientes que te deben y llevas esas cuentas en papel.
- En las horas de más movimiento se forman filas porque cobrar toma mucho tiempo.
Si te identificas con dos o más, un punto de venta te puede ahorrar tiempo y dolores de cabeza.
Las funciones que de verdad importan
Los sistemas de punto de venta prometen muchas cosas. Para un comercio pequeño o mediano, estas son las que se notan en el día a día.
Cobrar rápido
Buscar un producto, agregarlo y cobrar debe tomar segundos. Fíjate en que puedas buscar por nombre y en que los productos estén organizados por categoría, para que quien atiende no tenga que recorrer una lista de 300 referencias mientras el cliente espera.
Varios medios de pago en una misma venta
Es muy común que un cliente pague una parte en efectivo y el resto con tarjeta o por transferencia. Si el sistema no lo permite, terminas registrando dos ventas o haciendo ajustes a mano que después no cuadran.
Caja con turnos y arqueo
El arqueo es algo que probablemente ya haces, aunque no lo llames así: contar el dinero al cerrar la caja y compararlo con lo que debería haber según lo que se vendió.
Un buen punto de venta te ayuda con eso. Cada persona que cobra abre su turno al empezar y lo cierra al terminar. Al cerrar, cuenta el efectivo y el sistema le muestra si sobra o falta. Así se evitan discusiones y puedes ver en qué turno apareció la diferencia. Si quieres aprender a hacerlo paso a paso, te lo contamos en cómo hacer un arqueo de caja.
Fiado y abonos
En muchos negocios colombianos el fiado existe, se quiera o no: el vecino que paga en la quincena, la clienta que se lleva algo "para pagar el viernes". Los sistemas lo llaman venta a crédito o cuenta pendiente.
Lo importante es que puedas dejar una venta sin pagar, anotar cada abono que te hagan y ver en cualquier momento cuánto debe cada cliente, sin buscar en hojas sueltas.
Usuarios y permisos
No todas las personas de tu negocio necesitan ver lo mismo. Quien cobra no tiene por qué ver cuánto ganaste en el mes, y quien toma los pedidos no necesita cerrar la caja. Que cada quien entre con su propio usuario protege tu información y te deja saber quién hizo qué.
Que funcione en lo que ya tienes
No deberías comprar un equipo especial para empezar. Un punto de venta que se abre en el navegador de internet funciona en el computador del mostrador o en una tablet.
POS en la nube o instalado
Hay dos formas de tener un punto de venta. La primera es instalarlo en un computador: el programa y toda tu información viven en ese equipo. La segunda es usarlo "en la nube", que solo quiere decir que entras por internet, como cuando revisas tu correo, y la información queda guardada fuera de tu local.
| En la nube | Instalado en un computador | |
|---|---|---|
| Dónde se guarda la información | En internet | En ese equipo |
| Acceso desde otro lugar | Sí, desde cualquier dispositivo | Solo en ese equipo |
| Si se daña el computador | La información sigue disponible | Puedes perderla si no hay copia |
| Actualizaciones | Automáticas | Manuales |
| Necesita internet | Sí | No siempre |
Para la mayoría de los comercios pequeños, la nube tiene más ventajas: puedes revisar las ventas desde la casa y no dependes de un solo equipo. Lo que sí necesitas es una conexión estable en el local.
Preguntas para hacer antes de pagar
- ¿Cuánto cuesta al mes y qué incluye cada plan?
- ¿Me obligan a quedarme un tiempo mínimo o puedo cancelar cuando quiera?
- ¿Funciona en tablet?
- ¿Puedo tener una caja por cada sede?
- ¿Los productos del punto de venta son los mismos de mi tienda en línea, o tengo que cargar todo dos veces?
- ¿Qué pasa con mi información si dejo de pagar?
La pregunta 5 es más importante de lo que parece. Si vendes en el local y también por WhatsApp, mantener dos listas de productos y precios es la receta para equivocarse.
Dos ejemplos
Una tienda de ropa con dos vendedoras. Cobraban anotando en una libreta. Al final del mes, la dueña no sabía qué tallas se agotaban primero ni cuánto le debían las clientas que compraban "para pagar el viernes".
Con un punto de venta, cada vendedora abre su turno, cada venta queda con el nombre de la clienta y lo que quedó pendiente aparece con su saldo. El cierre del día pasa de media hora de sumas a cinco minutos de conteo.
Una papelería atendida por su dueño. Él solo vende, cobra y surte. Se sabe los precios de memoria, pero cuando su sobrina lo reemplaza un sábado, ella tiene que llamarlo cada vez que alguien pregunta cuánto vale algo. Y como no anota las ventas pequeñas, nunca sabe con certeza cuánto vendió en la semana.
Con un punto de venta, los precios están en la pantalla para cualquiera que atienda, y cada venta, por pequeña que sea, queda registrada. El domingo puede mirar cuánto se vendió el sábado sin haber estado en el local.
Cuando vender más también significa tener más que controlar
Imagina que tienes una tienda, una peluquería o un pequeño negocio de comidas. Al principio puedes llevar las cuentas en un cuaderno, recordar algunos precios de memoria y sumar las ventas al terminar el día.
Pero a medida que llegan más clientes, empiezas a necesitar algo más que una forma de cobrar. Quieres saber cuánto vendiste, qué productos se mueven más, cuánto dinero entró a la caja y qué clientes tienen pagos pendientes.
Hacer todo eso a mano consume tiempo y facilita los errores.
Un sistema de punto de venta organiza esas tareas en un mismo lugar. Cada venta queda registrada cuando ocurre, los valores se calculan solos y puedes consultar la información sin reconstruir el día a partir de tus anotaciones.
No se trata solamente de cobrar más rápido. Se trata de tener más control sobre lo que pasa en tu negocio.
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En lugar de trabajar con una herramienta distinta para cada tarea, reúnes en un solo lugar buena parte de la operación diaria de tu negocio.
Si quieres dar el siguiente paso, conoce el punto de venta de Vitrin: ahí puedes ver cómo funciona y consultar los planes para encontrar el que mejor se adapte a tu negocio.
Y si todavía no es el momento, quédate con la idea central: sea cual sea la herramienta que elijas, lo importante es que cada venta quede registrada cuando ocurre, y no al final del día, cuando ya nadie se acuerda.
